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Rechnungen mit VBA automatisch erstellen

Wer regelmäßig Rechnungen aus Excel heraus verschickt, spart mit einem kleinen VBA-Makro viel Klickarbeit: Rechnungsnummer hochzählen, aktuelles Datum setzen und die fertige Rechnung als PDF ablegen – alles auf einen Knopfdruck.

Ausgangslage

Eine Rechnungsvorlage mit festen Zellen für Rechnungsnummer, Datum und Kunde:

Zellen B1 und B2 werden vom Makro automatisch befüllt.
	A	B
1	Rechnungs-Nr.	RE-2026-0148
2	Datum	06.08.2026
3	Kunde	Musterfirma GmbH

Makro: Nummer hochzählen, Datum setzen, als PDF speichern

Sub RechnungErstellen()
    Dim ws As Worksheet
    Dim neueNr As Long
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Rechnung")

    ' Laufende Nummer aus Zelle B1 auslesen und hochzählen
    neueNr = Val(Mid(ws.Range("B1").Value, 9)) + 1
    ws.Range("B1").Value = "RE-2026-" & Format(neueNr, "0000")

    ' Aktuelles Datum eintragen
    ws.Range("B2").Value = Date

    ' Als PDF im Unterordner "Rechnungen" speichern
    ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
        Filename:=ThisWorkbook.Path & "\Rechnungen\" & ws.Range("B1").Value & ".pdf"

    MsgBox "Rechnung " & ws.Range("B1").Value & " wurde erstellt.", vbInformation
End Sub

Schritt für Schritt

Alt+F11 öffnet den VBA-Editor, dort ein neues Modul einfügen.
Den Code einfügen und den Blattnamen ("Rechnung") an dein Tabellenblatt anpassen.
Im Ordner der Arbeitsmappe einen Unterordner Rechnungen anlegen, in den die PDFs gespeichert werden.
Das Makro über Entwicklertools → Makros ausführen oder einer Schaltfläche im Tabellenblatt zuweisen (Einfügen → Formen → Rechtsklick → Makro zuweisen).

Profi-Tipp

Lege die Rechnungspositionen als Excel-Tabelle (Strg+T) an. Formeln für Zwischensumme, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag beziehen sich dann automatisch auf alle Zeilen, auch wenn du später Positionen hinzufügst.

Achtung

Ein Makro zum Hochzählen der Rechnungsnummer ersetzt keine ordnungsgemäße, GoBD-konforme Rechnungsnummernvergabe. Prüfe bei geschäftlicher Nutzung, ob eine lückenlose, fortlaufende Nummerierung sichergestellt ist – insbesondere wenn mehrere Personen parallel Rechnungen erstellen.

Häufige Fehler

Laufzeitfehler beim PDF-Export – der Zielordner existiert nicht. Lege Rechnungen vorher an oder erstelle ihn im Code mit MkDir.
Falsche Nummer nach Neustart – Mid(...,9) setzt ein festes Textformat wie RE-2026-0148 voraus. Ändert sich das Format, muss auch die Formel im Code angepasst werden.
Makro nicht verfügbar – die Datei wurde als .xlsx statt .xlsm gespeichert.