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Datentools – die Werkzeuge im Register „Daten"
Im Menüband-Register Daten bündelt Excel mehrere Werkzeuge, mit denen sich unsaubere oder unstrukturierte Daten schnell aufräumen und prüfen lassen – ganz ohne Formel.
Text in Spalten
Steht in einer Spalte Text mit einem festen Trennzeichen (z. B. Meier;Anna;Köln), teilt Text in Spalten ihn automatisch auf mehrere Zellen auf.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Name, Vorname | ||
| 2 | Meier, Anna | Meier | Anna |
Schritt für Schritt
- Markiere die Spalte und wähle Daten → Text in Spalten.
- Wähle Getrennt (bei Komma, Semikolon, Tab) oder Feste Breite.
- Lege das Trennzeichen fest (z. B. Komma) und prüfe die Vorschau.
- Bestimme das Zielformat je Spalte und klicke auf Fertig stellen.
Weitere Werkzeuge im Überblick
- Duplikate entfernen – löscht doppelte Zeilen anhand ausgewählter Spalten dauerhaft. Siehe Doppelte Werte.
- Datenüberprüfung – schränkt die Eingabe einer Zelle ein, z. B. auf eine Dropdown-Liste oder einen Zahlenbereich.
- Blitzvorschau (Strg+E) – erkennt Muster und füllt Spalten automatisch, siehe Zellen ausfüllen.
- Konsolidieren – fasst Werte aus mehreren Tabellenblättern oder -bereichen zu einer Summenübersicht zusammen.
- Gruppierung – blendet Zeilen oder Spalten in Gliederungsebenen ein- und ausklappbar zusammen.
Profi-Tipp
Für eine Dropdown-Liste in einer Zelle: Daten → Datenüberprüfung → Liste und als Quelle entweder Werte durch Semikolon getrennt eingeben oder einen Zellbereich auswählen.
Häufige Fehler
- Falsches Trennzeichen – bei „Text in Spalten" mit Komma statt Semikolon (oder umgekehrt) landen alle Daten in einer Spalte.
- Führende Nullen verschwinden – wählst du beim Zielformat „Standard" statt „Text", gehen führende Nullen (z. B. bei PLZ) verloren.
- Duplikate entfernen ohne Sicherung – die Aktion lässt sich nur direkt danach per Strg+Z rückgängig machen. Lege vorher eine Kopie der Daten an.