Excel als Datenbank nutzen – Tabellen und Datenbankfunktionen
Excel ist keine echte Datenbank, eignet sich aber für viele Auswertungen hervorragend, wenn Daten sauber strukturiert sind. Mit der Funktion Excel-Tabelle (Strg+T) und den klassischen Datenbankfunktionen (Namen beginnen mit „D") lassen sich Listen filtern, sortieren und auswerten.
Bereich in eine Excel-Tabelle verwandeln
- Klicke in deinen Datenbereich und drücke Strg+T.
- Bestätige, dass die Tabelle Überschriften hat, und klicke auf OK.
- Die Tabelle erhält automatisch Filter-Pfeile, abwechselnde Zeilenfarben und wächst automatisch mit, wenn du neue Zeilen anfügst.
Datenbankfunktionen (D-Funktionen)
Die D-Funktionen werten einen Datenbereich anhand eines separaten Kriterienbereichs aus – nützlich bei mehreren, variablen Filterbedingungen:
=DSUMME(Datenbank; Feld; Kriterien)
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Region | Verkäufer | Umsatz |
| 2 | Nord | Meier | 4.200 € |
| 3 | Süd | Krause | 3.100 € |
| 4 | Süd | Bauer | 2.700 € |
| 5 | West | Lehmann | 3.900 € |
=DSUMME(A1:C5; "Umsatz"; F1:F2) → 5.800 €
Moderne Alternativen
In den meisten Fällen sind SUMMEWENNS, ZÄHLENWENNS und MITTELWERTWENNS heute die einfachere Wahl, da sie ohne separaten Kriterienbereich auskommen:
=SUMMEWENNS(C2:C5; A2:A5; "Süd")
Für dynamische Auswertungen mit mehreren Ausgabespalten eignet sich außerdem FILTER, das alle passenden Zeilen automatisch als „verschüttendes" Array ausgibt: =FILTER(A2:C5; A2:A5="Süd").
Häufige Fehler
- Kriterienbereich falsch aufgebaut – die Überschrift im Kriterienbereich muss exakt der Spaltenüberschrift der Datenbank entsprechen.
- Leerzeile vergessen – Kriterien- und Datenbereich dürfen sich nicht direkt berühren, sonst interpretiert Excel sie als eine Tabelle.
- #WERT! bei FILTER – die Bedingung bezieht sich nicht auf denselben Zeilenbereich wie die Ausgabespalten.