Datenüberprüfung (Gültigkeit): Eingaben einschränken
Mit der Datenüberprüfung – früher „Gültigkeit" genannt – legst du fest, welche Eingaben in einer Zelle erlaubt sind. Das häufigste Beispiel ist eine Dropdown-Liste, aber auch Zahlenbereiche, Datumsgrenzen oder eigene Formeln lassen sich als Regel hinterlegen.
Dropdown-Liste erstellen
- Zelle(n) markieren, in denen die Auswahl erscheinen soll.
- Menüband Daten → Datenüberprüfung öffnen.
- Unter „Zulassen" Liste wählen.
- Im Feld „Quelle" entweder die Werte direkt mit Semikolon eintragen (
Nord;Süd;West) oder einen Zellbereich markieren, z. B.$E$2:$E$5. - Mit OK bestätigen – in der Zelle erscheint jetzt ein Auswahlpfeil.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Bestellung | Region |
| 2 | B-1001 | Nord ▾ |
Verwende als Quelle eine Excel-Tabelle (Strg+T) statt eines festen Bereichs. Fügst du der Liste einen neuen Eintrag hinzu, erweitert sich die Dropdown-Auswahl automatisch mit.
Zahlen- und Datumsbereiche einschränken
Unter „Zulassen" stehen neben Liste auch Ganze Zahl, Dezimal und Datum zur Verfügung, jeweils mit Vergleich wie „zwischen", „größer als" usw. Damit verhinderst du z. B. negative Mengen oder ein Lieferdatum in der Vergangenheit.
Beispiel: Zulassen = Ganze Zahl, Daten = zwischen 1 und 100 – Eingaben außerhalb dieses Bereichs werden abgelehnt.
Benutzerdefinierte Formel als Regel
Für komplexere Bedingungen wählst du „Benutzerdefiniert" und trägst eine Formel ein, die WAHR oder FALSCH ergeben muss:
=UND(B2>0; B2<=C2)
Diese Regel lässt in B2 nur Werte zu, die größer 0 und höchstens so groß wie der Wert in C2 sind (z. B. eine Bestellmenge, die den verfügbaren Bestand nicht übersteigt).
Eingabemeldung & Fehlermeldung anpassen
In den Reitern „Eingabemeldung" und „Fehlermeldung" desselben Dialogs hinterlegst du einen Hinweistext, der beim Klick in die Zelle erscheint, sowie eine individuelle Meldung, wenn eine ungültige Eingabe versucht wird.
Die Datenüberprüfung verhindert nur neue Fehleingaben über Tastatur oder Einfügen mit Prüfung. Bereits vorhandene ungültige Werte werden nicht automatisch markiert – nutze dafür Daten → Datenüberprüfung → Ungültige Daten einkreisen.